Avec la gestion des accès, vous pouvez contrôler qui peut démarrer et utiliser vos équipements. Cela réduit l'utilisation non autorisée ou le vol, simplifie les transferts et permet une révocation rapide lorsque l'accès doit être modifié.
Ce guide s'adresse à tous ceux qui possèdent des équipements et gèrent les accès à ces équipements. Il s'agit notamment des sociétés de location qui attribuent des équipements aux clients, ainsi que des entrepreneurs ou des propriétaires de flottes gérant les accès à leurs propres équipements. Le processus est le même : vous possédez l’appareil, vous contrôlez les clés et vous gérez le cycle de vie.
Remarque sur les équipements loués par les entrepreneurs :
Ce guide ne couvre pas le scénario dans lequel un entrepreneur loue un équipement à une société de location et où celle-ci délègue la gestion quotidienne des clés à l'entrepreneur.
Avant de commencer
Assurez-vous que les éléments suivants sont en place avant de configurer la gestion des accès sur un équipement.
Exigences matérielles
Un appareil TU600 avec un clavier DualID ou un appareil TU700 avec un clavier K300 installés sur l’équipement (pour les clés numériques, aucun clavier n’est nécessaire tant qu’un relais est installé)
Un relais installé sur le circuit d’activation de l’équipement (nécessaire pour l’immobilisation)
Exigences en matière de logiciels et de compte
Gestion des accès activée dans Trackunit Manager pour les équipements concernés
Au moins un utilisateur avec un rôle d’administrateur ou d’administrateur de flotte dans Manager
💡 Astuce : Vous ne répondez pas à certaines des exigences ci-dessus ? Contactez votre représentant Trackunit pour obtenir de l'aide.
Choisir le bon type de clé
Trackunit prend en charge quatre types de clés. Chacune d'entre elles est adaptée à un contexte opérationnel différent, et vous pouvez en créer un assortiment sur l'ensemble de votre flotte.
Type de clé | Comment ça marche ? | Solution idéale pour | Téléphone nécessaire ? |
PIN statique | Un code fixe saisi sur le clavier. Le code ne change pas automatiquement. | Accès partagé simple, petites équipes, pas de suivi individuel nécessaire. | Non |
PIN dynamique | Un code dynamique quotidien fourni via l’application Trackunit On, réduisant les risques en cas de partage. | Là où les téléphones sont autorisés ; responsabilisation avec un code dynamique. | Oui, l'application Trackunit On est nécessaire |
Carte d'accès | Une carte RFID physique posée sur le clavier pour permettre l'accès. | Grandes équipes, pas de téléphone nécessaire, révocation facile en cas de perte de la carte. | Non |
Clé numérique | Une clé livrée sur l'application Trackunit On. Fonctionne hors ligne une fois chargée. | Là où les téléphones sont autorisés et où un suivi individuel des opérateurs est nécessaire. | Oui, l'application Trackunit On est nécessaire |
💡 Astuce : Configuration recommandée
Une approche courante efficace consiste à attribuer des cartes d'accès ou des PIN dynamiques personnels aux opérateurs quotidiens, et à configurer un PIN statique unique par équipement en guise de clé d'urgence ou de secours non personnelle.
Cela vous donne une responsabilité individuelle tout en gardant un dispositif de sécurité.
Organiser votre compte
Avant que les équipements ne soient sortis ou attribués à des opérateurs, créez une structure logique dans Trackunit Manager afin que l'accès puisse être attribué et révoqué proprement.
Utiliser les groupes pour organiser par client ou par équipe
Allez dans Trackunit Manager > Groupes
Créez un groupe par client, site ou équipe, par exemple : « Acme Construction — Site A » ou « Équipe de nuit »
Attribuez les clés au niveau du groupe dans la mesure du possible. Lorsque des équipements sont ajoutés au groupe ou retirés de celui-ci, l'accès est automatiquement actualisé
Sites ou Groupes : qu'utiliser ?
Les sites et les groupes peuvent être utilisés afin d'organiser les équipements pour la gestion des accès. Voici les principales différences :
| Sites | Groupes |
Définition | Une délimitation géographique (géo-barrière). Les équipements à l'intérieur de la délimitation sont automatiquement inclus. | Une liste flexible d'équipements. Aucune délimitation nécessaire — vous attribuez les équipements manuellement. |
La solution idéale pour | Les emplacements physiques fixes avec un bon signal GPS (cour, dépôt, chantier). | La gestion des accès lorsque les équipements se déplacent entre les clients, les sites ou les équipes. |
L'accès respecte… | L'inventaire des sites : inclut automatiquement les équipements à l'intérieur de la délimitation. | L'appartenance aux groupes : vous définissez quels équipements sont attribués. |
Surveiller l'utilisation
La gestion des accès vous donne une visibilité sur la manière dont les équipements sont utilisés et quand, pas seulement s'ils sont démarrés et par qui.
Rapport d'activité
Utilisez le Rapport d'activité pour examiner les modèles d'utilisation des équipements, les activités hors des heures ouvrables et la fréquence d'utilisation des opérateurs. C'est votre outil principal pour repérer les anomalies ou les problèmes de conformité.
Alertes de vol basée sur le mouvement
Configurez une alerte de vol basée sur le mouvement pour recevoir une notification chaque fois qu'un équipement fonctionne en dehors des heures convenues. C'est un moyen rapide de détecter les utilisations non autorisées sans générer de rapport manuel.
Gouvernance des clés — Ce qu'il faut mettre en place
La gestion des accès fonctionne mieux lorsque votre équipe a une propriété claire et des règles documentées. Celles-ci n'ont pas besoin d'être complexes. Quelques principes convenus suffisent.
Désignez un administrateur des clés : une personne par succursale ou site qui est responsable de la création, de la mise à jour et de la révocation des clés.
Définissez les dates d'expiration au moment de la création des clés : alignez-vous toujours sur la date de fin du contrat ou de l'attribution.
En cas de perte d'une carte d'accès, faites comme pour la perte d'une clé physique : révoquez-la immédiatement et délivrez une carte de remplacement.
Effectuez un audit rapide au retour : exécutez un contrôle ponctuel dans le rapport d'activité pour confirmer l'absence d'événements d'accès après la date de fin
Examinez les accès à intervalles réguliers pour les attributions plus longues : vérifiez que les clés actives correspondent toujours aux opérateurs actuellement autorisés
Liste de contrôle du cycle de vie de la gestion des accès
Utilisez cette liste de contrôle à chaque étape de chaque attribution qui comprend des équipements compatibles avec la gestion des accès.
| Avant que les équipements ne sortent |
| Pendant l'attribution |
| À la fin de l'attribution |
✔ | La gestion des accès est activée pour tous les équipements sortants. | ✔ | Examinez le rapport d'activité pour déceler les utilisations hors des heures ouvrables ou les activités inhabituelles.
| ✔ | Supprimez toutes les clés d'opérateur actives (ou confirmez qu'elles sont expirées). |
✔ | Les équipements sont attribués au bon groupe. | ✔ | Validez les clés actives par rapport à la liste des opérateurs actuellement autorisés — supprimez rapidement les opérateurs partis. | ✔ | Supprimez les équipements du groupe de clients ou d'équipes. |
✔ | Les opérateurs sont créés et les clés sont attribuées.
| ✔ | Gérer les changements d'opérateurs : créer un nouvel opérateur → attribuer une clé → définir la bonne date d'expiration. | ✔ | Exécutez un contrôle ponctuel du rapport d'activité pour confirmer l'absence d'événements d'accès après la date de fin. |
✔ | La date d'expiration des clés est définie pour correspondre à la date de fin du contrat ou de l'attribution. | ✔ | En cas de perte des cartes d’accès : supprimez la clé compromise et émettez-en une nouvelle. | ✔ | Archivez les dossiers des opérateurs conformément à votre politique de rétention des données. |
✔ | Exécutez un contrôle ponctuel de l'accès à au moins un équipement par lot avant sa sortie. |
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✔ | Les opérateurs disposent de ce dont ils ont besoin : PIN, accès aux applications ou carte d'accès physique |
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Termes clés
Durée | Définition |
Opérateur | Personne autorisée à démarrer ou à utiliser des équipements spécifiques via la gestion des accès.
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Clé | Un identifiant numérique qui permet à un opérateur de démarrer ou d'utiliser un équipement.
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Administrateur des clés | Un utilisateur dans Trackunit Manager ayant les autorisations de créer, de mettre à jour et de révoquer les clés et les PIN des opérateurs.
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PIN statique | Code numérique fixe qui ne change pas automatiquement. Simple à déployer, mais nécessite une gestion active.
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PIN dynamique | Un PIN qui change quotidiennement, réduisant la période d'exposition de tout code individuel. Délivré via l'application Trackunit On
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Carte d'accès | Carte RFID physique utilisée pour authentifier un opérateur et accorder l'accès aux équipements.
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Clé numérique | Une clé délivrée directement sur l'application mobile Trackunit On d'un opérateur. Fonctionne hors ligne.
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Groupe | Une collection flexible d'équipements dans Trackunit Manager. Utilisé pour attribuer l'accès à un ensemble d'équipements à la fois.
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Site | Une délimitation géographique (géo-barrière) dans Trackunit Manager. Les équipements à l'intérieur de la délimitation sont automatiquement inclus. |
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