Mit dem Zugangsmanagement haben Sie die Kontrolle darüber, wer Ihre Ausrüstungen starten und verwenden kann. Dies reduziert unbefugte Nutzung oder Diebstahl, vereinfacht Übergaben und ermöglicht einen schnellen Widerruf, wenn der Zugriff geändert werden muss.
Dieser Leitfaden richtet sich an alle, die Ausrüstungen besitzen und den Zugriff darauf verwalten. Dazu gehören Vermietungsunternehmen, die Ausrüstungen Kunden zuweisen, und Bauunternehmer oder Flotteneigentümer, die den Zugriff über ihre eigenen Ausrüstungen verwalten. Der Prozess ist derselbe: Sie besitzen die Einheit, Sie kontrollieren die Schlüssel und Sie verwalten den Lebenszyklus.
Hinweis zu vom Bauunternehmer gemieteten Ausrüstungen:
Dieser Leitfaden deckt nicht das Szenario ab, in dem ein Bauunternehmer eine Ausrüstung von einem Vermieter mietet und der Vermieter die tägliche Schlüsselverwaltung an den Bauunternehmer delegiert.
Vor dem Start
Stellen Sie sicher, dass die folgenden Elemente vorhanden sind, bevor Sie das Zugangsmanagement für eine Ausrüstung konfigurieren.
Hardwareanforderungen
Eine TU600-Einheit mit DualID-Tastatur oder eine TU700-Einheit mit einer K300-Tastatur, die an der Ausrüstung installiert ist (für digitale Schlüssel ist keine Tastatur erforderlich, solange ein Relais installiert ist)
Ein Relais, das in der Freischaltschaltung der Ausrüstung installiert ist (für die Stilllegung erforderlich)
Software- und Kontoanforderungen
Zugangsmanagement im Trackunit Manager für die entsprechenden Ausrüstungen aktiviert
Mindestens ein Benutzer mit Admin- oder Flottenadministrator-Rolle im Manager
💡 Tipp: Fehlen einige der oben genannten Anforderungen? Wenden Sie sich an Ihren Trackunit-Vertreter, um Hilfe zu erhalten.
Auswahl des richtigen Schlüsseltyps
Trackunit unterstützt vier Schlüsseltypen. Jeder davon eignet sich für einen anderen Betriebskontext und Sie können sie in Ihrer Flotte kombinieren und anpassen.
Schlüsseltyp | Funktionsweise | Optimal für | Telefon erforderlich? |
Statische PIN | Ein fester Code, der auf dem Tastenfeld eingegeben wird. Der Code ändert sich nicht automatisch. | Einfacher geteilter Zugang, kleine Teams, keine individuelle Nachverfolgung erforderlich. | Nein |
Dynamische PIN | Ein täglich rotierender Code, der über die Trackunit On-App bereitgestellt wird und das Risiko bei einer Weitergabe reduziert. | Wo Telefone erlaubt sind; Verantwortlichkeit durch einen rotierenden Code. | Ja, die Trackunit On-App ist erforderlich |
Schlüsselkarte | Eine physische RFID-Karte, die auf das Tastenfeld aufgelegt wird, um den Zugriff zu gewähren. | Größere Teams, kein Telefon erforderlich, einfaches Sperren bei Verlust einer Karte. | Nein |
Digitaler Schlüssel | Ein Schlüssel, der an die Trackunit On-App geliefert wird. Funktioniert nach dem Laden offline. | An Standorten, an denen Telefone erlaubt sind und eine individuelle Bedienernachverfolgung erforderlich ist. | Ja, die Trackunit On-App ist erforderlich |
💡 Tipp: Empfohlene Einrichtung
Ein gängiger und effektiver Ansatz besteht darin, den täglichen Bedienern persönliche dynamische PINs oder Schlüsselkarten zuzuweisen und eine einzelne statische PIN pro Ausrüstung als nicht-persönlichen Backup- oder Notfallschlüssel zu konfigurieren.
Dadurch erhalten Sie individuelle Verantwortlichkeit, ohne die Ausfallsicherheit aufzuheben.
Organisation Ihres Kontos
Bevor Ausrüstungen freigegeben oder Bedienern zugewiesen werden, erstellen Sie im Trackunit Manager eine logische Struktur, damit der Zugriff sauber zugewiesen und widerrufen werden kann.
Verwenden Sie Gruppen, um nach Kunde oder Team zu organisieren.
Navigieren Sie zu Trackunit Manager > Gruppen
Erstellen Sie eine Gruppe pro Kunde, Standort oder Team, z. B. „Acme Construction – Standort A“ oder „Nachtschicht-Team“
Weisen Sie Schlüssel nach Möglichkeit auf Gruppenebene zu. Wenn Ausrüstungen zur Gruppe hinzugefügt oder daraus entfernt werden, wird der Zugriff automatisch aktualisiert
Standorte oder Gruppen – was sollten Sie verwenden?
Sowohl Standorte als auch Gruppen können verwendet werden, um Ausrüstungen für das Zugangsmanagement zu organisieren. Hier sind die wichtigsten Unterschiede:
| Standorte | Gruppen |
Definition | Eine geografische Grenze (Geofence). Ausrüstungen innerhalb der Grenze werden automatisch einbezogen. | Eine flexible Liste von Ausrüstungen. Keine Begrenzung erforderlich – Sie weisen Ausrüstungen manuell zu. |
Am besten geeignet für | Feste physische Standorte mit gutem GPS-Signal (Hof, Depot, Baustelle). | Zugangsmanagement bei der Bewegung von Ausrüstungen zwischen Kunden, Standorten oder Teams. |
Zugriff folgt ... | Standortinventar – Schließt automatisch Ausrüstungen innerhalb des Zauns ein. | Gruppenmitgliedschaft – Sie steuern, welche Ausrüstungen zugewiesen werden. |
Überwachung der Nutzung
Zugangsmanagement bietet Ihnen Transparenz darüber, wie und wann Ausrüstungen verwendet werden, nicht nur ob sie gestartet werden und von wem.
Betriebsbericht
Verwenden Sie den Betriebsbericht, um Ausrüstungsnutzungsmuster, Aktivitäten außerhalb der Arbeitszeiten und die Nutzungsfrequenz des Bedieners zu überprüfen. Dies ist Ihr wichtigstes Werkzeug, um Anomalien oder Compliance-Probleme zu erkennen.
Bewegungsbezogene Diebstahl-Alarme
Richten Sie einen bewegungsbezogenen Diebstahl-Alarm ein, um jedes Mal eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn eine Ausrüstung außerhalb der vereinbarten Zeiten in Betrieb ist. Dies ist eine schnelle Möglichkeit, unbefugte Nutzung zu erkennen, ohne manuell einen Bericht erstellen zu müssen.
Schlüsselverwaltung – was Sie einrichten sollten
Das Zugangsmanagement funktioniert am besten, wenn Ihr Team eine klare Zuständigkeit und dokumentierte Regeln hat. Diese müssen nicht komplex sein. Ein paar gemeinsame Prinzipien bewirken viel.
Benennen Sie einen Schlüsseladministrator: Eine Person pro Niederlassung oder Standort, die für das Erstellen, Aktualisieren und Widerrufen von Schlüsseln verantwortlich ist.
Legen Sie die Ablaufdaten zum Zeitpunkt der Schlüsselerstellung fest: Richten Sie sie immer am Vertrags- oder Zuweisungsenddatum aus.
Behandeln Sie eine verlorene Schlüsselkarte wie einen verlorenen physischen Schlüssel: Sperren Sie sie sofort und stellen Sie einen Ersatz aus.
Führen Sie bei der Rückgabe ein schnelles Audit durch: Führen Sie eine Stichprobe im Betriebsbericht durch, um zu bestätigen, dass nach dem Enddatum keine Zugriffsereignisse mehr stattfanden
Überprüfen Sie den Zugriff in regelmäßigen Abständen für längere Zuweisungen: Validieren Sie, ob die aktiven Schlüssel noch den aktuellen autorisierten Bedienern entsprechen
Checkliste für den Zugangsmanagement-Lebenszyklus
Verwenden Sie diese Checkliste in jeder Phase jeder Zuweisung, die Ausrüstungen mit aktiviertem Zugriffsmanagement umfasst.
| Bevor Ausrüstungen in den Einsatz gehen |
| Während der Zuweisung |
| Am Ende der Zuweisung |
✔ | Das Zugangsmanagement ist für alle Ausrüstungen aktiviert, die in den Einsatz gehen. | ✔ | Überprüfen Sie den Betriebsbericht auf Nutzung außerhalb der Arbeitszeiten oder ungewöhnliche Aktivität.
| ✔ | Löschen Sie alle aktiven Bedienerschlüssel (oder bestätigen Sie, dass sie abgelaufen sind). |
✔ | Ausrüstungen werden der richtigen Gruppe zugewiesen. | ✔ | Überprüfen Sie aktive Schlüssel anhand der aktuellen Liste autorisierter Bediener – entfernen Sie ausgeschiedene Bediener umgehend. | ✔ | Entfernen Sie Ausrüstungen aus der Kunden- oder Team-Gruppe. |
✔ | Bediener werden erstellt und Schlüssel zugewiesen.
| ✔ | Bearbeiten Sie Bedieneränderungen: Neuen Bediener erstellen → Schlüssel zuweisen → korrektes Ablaufdatum festlegen. | ✔ | Überprüfen Sie den Betriebsbericht stichprobenartig, um zu bestätigen, dass nach dem Enddatum keine Zugriffsereignisse mehr stattgefunden haben. |
✔ | Das Ablaufdatum des Schlüssels ist so eingestellt, dass es mit dem Enddatum des Vertrags oder der Zuweisung übereinstimmt. | ✔ | Bei verlorenen Schlüsselkarten: Löschen Sie den gefährdeten Schlüssel und stellen Sie einen neuen aus. | ✔ | Archivieren Sie Bedienerdatensätze gemäß Ihrer Datenaufbewahrungsrichtlinie. |
✔ | Testen Sie den Zugriff stichprobenartig bei mindestens einer Ausrüstung pro Charge, bevor sie in den Einsatz geht. |
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✔ | Bediener haben, was sie brauchen: PIN, App-Zugriff oder physische Schlüsselkarte |
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Schlüsselbegriffe
Laufzeit | Definition |
Bediener | Eine Person, der über das Zugangsmanagement die Berechtigung zum Starten oder Verwenden bestimmter Ausrüstungen erteilt wurde.
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Schlüssel | Eine digitale Anmeldeinformation, die es einem Bediener ermöglicht, eine Ausrüstung zu starten oder zu betreiben.
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Schlüssel-Admin | Ein Benutzer im Trackunit Manager mit der Berechtigung zum Erstellen, Aktualisieren und Sperren von Bedienerschlüsseln und PINs.
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Statische PIN | Ein fester numerischer Code, der sich nicht automatisch ändert. Einfach einzuführen, erfordert jedoch aktives Management.
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Dynamische PIN | Eine PIN, die sich täglich ändert und das Zeitfenster für die Gültigkeit jedes einzelnen Codes verkürzt. Bereitgestellt über die Trackunit On-App
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Schlüsselkarte | Eine physische RFID-Karte, mit der ein Bediener authentifiziert und Ausrüstungszugriff gewährt wird.
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Digitaler Schlüssel | Ein Schlüssel, der direkt über die mobile Trackunit On-App eines Bedieners bereitgestellt wird. Funktioniert offline.
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Gruppe | Eine flexible Sammlung von Ausrüstungen im Trackunit Manager. Wird verwendet, um gleichzeitig Zugriff auf eine Reihe von Ausrüstungen zu gewähren.
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Standort | Eine geografische Grenze (Geofence) im Trackunit Manager. Ausrüstungen innerhalb der Grenze werden automatisch einbezogen. |
Ressourcen und Support
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