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Les inspections vous aident à gérer proactivement l’état et la conformité de votre flotte en permettant des contrôles préalables structurés et numériques de vos équipements. Avec les inspections, les équipes sur le terrain peuvent rapidement enregistrer le statut de l’équipement, signaler des problèmes et joindre des photos ou des notes, le tout depuis un même endroit. Cela garantit une meilleure disponibilité, réduit les temps d’arrêt imprévus et améliore la sécurité opérationnelle au sein de votre organisation.

Les inspections sont idéales pour les gestionnaires de flotte, les équipes de maintenance et les opérateurs qui ont besoin de contrôles cohérents et auditables sur l’état du matériel afin de soutenir la maintenance préventive, la création de rapports de conformité et la prise de décision basée sur les données.

Comment fonctionnent les inspections

Les inspections se composent de deux flux connectés :

1) Configurer des modèles d’inspection dans Trackunit Manager et 2) Soumettre des réponses d’inspection en utilisant l’application Trackunit On.

1. Configurer les inspections (Trackunit Manager)

Avant qu’une inspection puisse être réalisée, un modèle d’inspection doit être créé et attribué à un équipement.

Seuls les Administrateurs ou les Administrateurs de flotte peuvent créer et attribuer des modèles d’inspection.
Si vous n’avez pas le rôle requis, contactez l’administrateur de compte de votre entreprise.
Les modèles d’inspection peuvent être attribués à des équipements spécifiques.
Les résultats d’inspection peuvent être consultés dans Trackunit Manager.
Vous pouvez configurer des notifications automatiques pour alerter des contacts sélectionnés (par exemple, des techniciens) si un équipement échoue une inspection.

Cela garantit des inspections standardisées et une visibilité complète du statut de l’équipement.

2. Effectuer des inspections (Trackunit On)

Les opérateurs effectuent des inspections sur site à l’aide de l’application Trackunit On, généralement avant d’utiliser l’équipement.

Les opérateurs doivent être invités dans votre organisation et accepter l’invitation à l’application On.
Vous pouvez attribuer un code QR, un code-barres, un ID d'équipement ou une plaque de licence à un équipement dans Manager en ajoutant le champ personnalisé « Codes QR » sous Spécifications.
Sinon, vous pouvez attribuer des codes QR ou des codes-barres directement dans l'application Go, ce qui permet aux opérateurs de scanner et d'identifier l'équipement avant de commencer une inspection.
- Important : le scanner recherche uniquement la valeur stockée dans le champ personnalisé des codes QR, ce champ doit donc contenir la valeur exacte que les opérateurs scanneront.

Résultats de l’inspection

Si l’équipement est validé → L’opérateur peut l’utiliser immédiatement.
Si l’équipement n’est pas validé, l’opérateur en est informé dans l’application et un événement est déclenché dans Trackunit Manager pour alerter les contacts responsables (avec notifications par e-mail en option). Des mesures appropriées peuvent alors être prises, telles qu’une inspection ou une réparation. Si la Gestion des accès est activée, l’équipement peut aussi être verrouillé à distance dans Trackunit Manager jusqu’à ce qu’il soit à nouveau sûr de l’utiliser.

Ce flux de travail permet de s’assurer que seuls les équipements sûrs et conformes sont mis en service, tandis que tout problème est signalé pour un suivi immédiat.

Dans cet article, vous pouvez en savoir plus sur la configuration des modèles d’inspection dans Trackunit Manager. Pour plus d’informations sur la réalisation d’inspections d’équipements dans l’application Trackunit On, cliquez ici

Créer des modèles d’inspection

Connectez-vous à Trackunit Manager
Allez dans l’application Inspections
Ouvrez l’onglet Modèles (par défaut)
Cliquez sur Créer un nouveau modèle
Entrez un Nom du modèle
Ajoutez votre première question d’inspection
- (Facultatif) Ajoutez une description et une image
Cliquez sur Ajouter une question pour inclure d’autres questions
Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé

💡 Astuce : pour modifier un modèle existant, retournez à l’application Inspections, ouvrez Modèles, cliquez sur les trois points sous Actions et sélectionnez Modifier.
Enregistrez lorsque vous avez terminé.

Attribuer un modèle d’inspection à des équipements

Connectez-vous à Trackunit Manager
Allez dans l’application Inspections
Ouvrez l’onglet Attributions
Cochez les cases des équipements auxquels vous souhaitez attribuer le modèle
Cliquez sur Ajouter des attributions dans la barre bleue en bas
Sélectionnez le modèle d’inspection dans la liste déroulante
Cliquez sur Attribuer un modèle

Consulter les réponses d’inspection

Connectez-vous à Trackunit Manager
Allez à la page Équipements
Sélectionnez l’équipement que vous souhaitez examiner
Sur la page de l’équipement, cliquez sur Inspections
Ouvrez l’onglet Réponses (par défaut)
Dans la liste, cliquez sur une réponse pour afficher les détails

Configurer les notifications d'inspection

Informez les techniciens ou les autres parties prenantes lorsqu’une inspection échoue, afin que l’équipement puisse être réparé rapidement.

Connectez-vous à Trackunit Manager
Allez dans l’application Inspections
Cliquez sur l'onglet Notifications
Cliquez sur Créer une notification
Entrez un nom pour votre notification et cliquez sur Suivant
Sélectionnez le type de notification (actuellement uniquement par e-mail) et cliquez sur Suivant
Sélectionnez la condition (actuellement uniquement « inspection échouée »)
Sélectionnez les équipements pour lesquels vous souhaitez une notification d'inspection et cliquez sur Suivant
💡Astuce : vous pouvez sélectionner vos équipements par filtres ou groupes.
Sélectionnez les abonnés qui doivent recevoir l’e-mail et cliquez sur Suivant. Vous avez la possibilité de sélectionner :
- Utilisateurs : les personnes ayant accès à votre compte Manager
- Contacts : les personnes de votre liste de Clients (Découvrez ici comment créer et gérer des Clients)
(Facultatif) Ajoutez une note personnalisée à inclure dans la notification
Passez en revue votre configuration et cliquez sur Enregistrer

Remarque : si quelqu’un se désabonne d’un e-mail d’inspection échouée, il ne recevra plus aucun e-mail d’inspection échouée à l’avenir.

Pour se réabonner, cette personne doit utiliser le même lien dans l’e-mail d’origine ou contacter l’assistance client pour que son adresse e-mail soit retirée de la liste de désabonnement.

Modifier ou suspendre une notification d’inspection

Modifier une notification

Connectez-vous à Trackunit Manager
Allez dans l’application Inspections
Cliquez sur l'onglet Notifications
Cliquez sur les trois points dans la colonne Actions de la notification que vous souhaitez modifier
Sélectionnez Modifier et mettez à jour vos paramètres
Cliquez directement sur l’onglet Relire et enregistrer ou cliquez sur Suivant jusqu’à ce que vous arriviez à la page de révision
Passez en revue vos modifications et cliquez sur Enregistrer

Suspendre une notification

Connectez-vous à Trackunit Manager
Allez dans l’application Inspections
Cliquez sur l'onglet Notifications
Cliquez sur les trois points dans la colonne Actions de la notification que vous souhaitez modifier
Sélectionnez Suspendre si vous souhaitez désactiver la notification
Confirmez votre choix et cliquez sur Suspendre
Le statut passera à Inactif